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Manual de Procedimentos e Recomendações para as Comissões Organizadoras de Congressos da SBB

I.  Orientações gerais

1. Para compor a Comissão Organizadora (mas não necessariamente das Comissões de apoio) todos os membros devem ser associados e estarem quites com a anuidade da SBB.

2. As taxas de inscrição nos Congressos devem ser estabelecidas em comum acordo com a Diretoria da SBB, seguindo o Regimento da Sociedade. Sugestão: prever um período de um mês para pré-inscrição com desconto especial exclusivamente para os associados da SBB que estejam quites com a anuidade (consultar a tesouraria da SBB – tesouraria@botanica.org.br). Atenção para os valores que devem ser diferenciados entre associados e não associados (consulte o Regimento e Estatuto no site da SBB).  

3. Não colocar qualquer atividade no horário da Assembleia Geral Ordinária (AGO), a qual deverá ser realizada sempre na tarde da quarta-feira, com início às 14 horas. Não esquecer que, de acordo com o Estatuto da SBB, a AGO pode durar até 6 horas. O mesmo se aplica à Assembleia Geral Extraordinária, caso seja necessário a Diretoria convocá-la para aquele ano. Esta deverá ser realizada na terça-feira anterior à AGO, no final da tarde, pois, em geral, trata de um ou poucos assuntos específicos.

4. Incluir a logomarca da SBB em cartazes, certificados e outros materiais de divulgação. A logomarca da SBB deverá estar em posição de destaque, ao menos 20% a 30% maior que as demais marcas. A SBB é a instituição PROMOTORA, já que é de sua responsabilidade promover os Congressos anualmente, e a(s) Universidade(s) ou Instituição(ões) responsável(éis) devem ser indicadas como REALIZADORA(S) do evento.

5. O Presidente da SBB e Presidente do Conselho Superior, bem como o diretor da Diretoria Regional da abrangência do local do Congresso, deverão compor a mesa nas cerimônias de abertura e encerramento do Congresso. Na cerimônia de encerramento, também deve fazer parte da mesa o Presidente (ou seu representante) do próximo Congresso Nacional (na última página deste manual está uma figura com a sugestão de configuração da mesa de abertura do evento). Atenção: reforçar junto ao cerimonial a denominação correta da nossa sociedade. Tem sido um erro frequente do cerimonial denominar nossa sociedade como sociedade brasileira de botânica. Este ERRO não é admissível em uma solenidade.

6. As apresentações orais dos trabalhos concorrentes ao Prêmio Verde deverão realizar-se na terça-feira. Reservar sala para cerca de 70 pessoas, com mídia pertinente. Entrar em contato com a Primeira Secretária da SBB, na época devida, pois esta é quem se encarrega de organizar os trâmites do Prêmio Verde (homologação dos candidatos, constituição da banca de avaliação, etc). A Comissão Organizadora deve tentar conseguir patrocinador para o Prêmio Verde. Os valores variam entre R$ 1.000,00 e R$ 1.500,00 para o primeiro lugar, além de certificado que é preparado pela Diretoria da SBB. Quando a comissão seleciona candidatos à menção honrosa, esse também recebe um prêmio.  É mandatório deixar os trabalhos do prêmio verde em lugar de destaque, no ambiente dos posters, com a indicação que são os trabalhos concorrentes ao Prêmio Verde.

7.    Prever a duração de 1h30min para as “Reuniões Satélites” das Comissões e grupos temáticos da SBB. Enviar mensagem aos coordenadores das mesmas para confirmar realização das reuniões e ver necessidade de infraestrutura (ver a lista de Comissões no site da SBB ou consultar a Secretaria da SBB – secretaria@botanica.org.br ou sbb@botanica.org.br). ATENÇÃO: A organização do Congresso deve oferecer espaço físico e infraestrutura para a realização dessas  reuniões, não sendo necessário nenhum pagamento adicional por parte da SBB.

8.    Seguir as normas de segurança do local onde  será realizado o Congresso. Solicitar ao Corpo de Bombeiros laudo técnico prévio. Procurar colocar as palestras mais “atraentes” nas salas maiores, e prever cartazes de “LOTAÇÃO ESGOTADA”. Congressos com sessões simultâneas não podem garantir espaço em uma sessão excessivamente concorrida.

9.     Contratar serviços de transporte emergencial para primeiros socorros.

10. Para convidados que vêm ao Congresso pagos pela sua Instituição de origem, colocar, no programa, ao lado de seu nome, o nome da Instituição patrocinadora.

11. Sempre designar um coordenador para cada sessão de palestras magistrais, o qual deverá apresentar o palestrante convidado, com um “mini-currículo”.

12. Providenciar número de ISBN para o Livro de Resumos Expandidos do Congresso (palestras) para que ele tenha mais valor nas avaliações feitas por órgãos de fomentos (solicitar informações sobre obtenção de ISBN à primeira-secretária da SBB). A edição deve ser em meio eletrônico (e-book) pois economiza papel e recursos. O livro deverá ficar disponível na página da SBB na aba denominada como e-books (entrar em contato com o administrador do site da SBB).

13. A elaboração e editoração do livro de resumos é de total responsabilidade da Comissão Organizadora do evento e a pessoa que deve responder a essa demanda é o coordenador da Comissão Científica. A comissão deverá entrar em contato com o administrador do website da SBB para esclarecimento sobre a forma que deve ser preparado o material para ser disponibilizado. Os Congressistas devem ter acesso ao livro de resumos no primeiro dia do evento.

14. Incluir os nomes dos membros da Diretoria e do Conselho Superior nas páginas iniciais do Livro de Resumos, Resumos expandidos e Anais do Congresso.

15. Criar uma sessão de painéis exclusiva para os trabalhos da área de Ensino em Botânica, separada da sessão de Ilustração Botânica, mesmo que sejam poucos trabalhos (esta é uma reivindicação da Comissão de Ensino em Botânica da SBB).

II. Necessidades de salas e infraestrutura:

1.    A Comissão Organizadora deverá providenciar um estande para a Secretaria da SBB, bem posicionado e espaçoso, com cerca de 3 a 4 m², contendo um balcão para atendimento e uma mesa com quatro cadeiras. Este espaço tem sido compartilhado com a revista Acta Botanica Brasilica e a Comissão Organizadora do próximo Congresso Nacional. Assim, é importante ter uma área livre para circulação na frente do estande. Sempre que possível providenciar acesso à internet e local para pendurar três painéis. Como são feitos pagamentos em dinheiro durante o Congresso, é necessário que seja providenciado um móvel chaveado.

2.    Providenciar um local ao lado do estande da SBB, para pendurar dois quadros (emoldurados e com vidro) para os vencedores do Concurso de Ilustração Botânica Margaret Mee.

3.    Uma sala (com chave) para a Diretoria da SBB, com uma impressora, acesso à internet, cartuchos de tinta, papel ofício, lápis, apontador, canetas, clips, borrachas, “errorex”, grampeador e outros materiais de escritório (água, café e lanche são necessários no meio da manhã e no meio da tarde). Solicita-se que a sala esteja disponível já na manhã de domingo, no dia da abertura do Congresso.

4.    Uma sala com chave e ao lado da sala da Diretoria, para as reuniões do Conselho Superior  com: uma impressora, acesso à internet sem fio e material de escritório, como no item 3 (água, café e lanche nos intervalos da manhã e tarde são necessários). OBSERVAÇÃO: As reuniões prévias do Conselho Superior e da Diretoria, de quinta-feira a domingo que antecedem o início do Congresso, podem ser feitas em outro local. Sugere-se acerto deste espaço no hotel onde os convidados ficarão alojados ou na Universidade Sede do Evento, pois não geram custos adicionais. Neste último caso, o material de uso do Conselho e da Diretoria deverá ser transferido para a sala definitiva no domingo, dia da abertura do Congresso, pela manhã.  

5.    Uma sala com capacidade para 15 pessoas, de preferência no local do evento ou próximo com datashow para projeção, onde será realizada a reunião dos editores de área da Acta Botanica Brasilica. Esta reunião acontece no domingo de início do Congresso, durante todo o dia (providenciar lanche para 15 pessoas). Acertar detalhes com o Editor-Chefe da Acta Botanica Brasilica. E-mail: acta@botanica.org.br

6.    Organização da vinda dos editores da Acta Botânica Brasilica, para a reunião mencionada no item 5: combinar com o Editor-Chefe, E-mail: acta@botanica.org.br. Atenção: como a reunião se inicia às 8 horas de domingo, os editores começam a chegar no sábado, a partir do meio-dia. A SBB poderá pagar uma diária (com mesmo valor estipulado pelo  CNPq) para cobrir as despesas, se houver condições.  A Comissão Organizadora do Evento não paga passagens e diárias adicionais e nem deslocamentos dos Editores Assistentes.

7.    Auditório para Assembleia Geral Ordinária, COM SISTEMA DE SOM, GRAVAÇÃO DE ÁUDIO e DATASHOW. A AGO deve ser realizada na quarta-feira à tarde e, segundo o estatuto da SBB, pode ter duração de até seis horas. A mesma solicitação se aplica à Assembleia Geral Extraordinária, caso seja convocada. Esta deve ser realizada na terça-feira, no final da tarde. No mesmo horário  da Assembleia não é permitido haver qualquer programação no evento.

8.    Uma sala para apresentação do Prêmio Verde: para cerca de 70 pessoas, com datashow. Entrar em contato com a Primeira Secretária da SBB para detalhes (secretaria@botanica.org.br).

9.    Prever condução para transporte do Conselho Superior e Diretoria, do hotel até o local do Congresso, visando a agilização dos trabalhos.

III.  Despesas com convidados

1.    Despesas com membros da Diretoria: passagens e alimentação são de responsabilidade da SBB. Hospedagem: são de responsabilidade do Congresso e, portanto, é desejável que as despesas sejam incluídas no orçamento do Congresso. Por favor, colocar Conselho Superior e Diretoria no mesmo hotel, sempre que solicitado. Sempre que possível, incluir membros da Diretoria na programação e nestes casos a Comissão Organizadora deverá comprar as passagens aéreas para esses convidados. Os Diretores costumam chegar no sábado que antecede a abertura do congresso, permanecendo até o final do evento.

2.    Despesas com membros do Conselho Superior (passagens, hospedagens e diárias) são de responsabilidade do Congresso. Usualmente é pago meia diária tomando por base os valores aplicados pelo CNPq. É necessário providenciar a compra de passagens e reserva em hotel com a devida antecedência. Para obter os dados necessários (membros do Conselho com participação confirmada, datas de viagens, percurso etc…), entrar em contato com o Presidente do Conselho Superior, através do email: cs_sbb@botanica.org.br. OBSERVAÇÃO: Os membros do Conselho Superior e Presidente e Tesoureiro da Diretoria Nacional geralmente chegam na quarta-feira que antecede a semana do Congresso, porém, é importante confirmar essas informações.

3.    Despesas com Editor-Chefe da Acta Botanica Brasilica. Quando o Editor-Chefe é convidado do Congresso, participando da programação, a passagem aérea deve ser adquirida pela Comissão Organizadora do Congresso. O Editor-Chefe deve chegar no sábado que antecede a abertura, pois trabalha com os Editores Assistentes durante o domingo de abertura. Para detalhes, contatar o Editor-Chefe no e-mail: acta@botanica.org.br

IV.  Informações sobre hospedagem

1.    Solicitamos que a hospedagem da Diretoria fique sob a responsabilidade do Congresso, para evitar problemas surgidos em congressos anteriores e facilitar o pagamento via empresa de turismo contratada pelo evento. Porém, o valor será deduzido quando da devolução do adiantamento feito pela Diretoria Nacional à Comissão Organizadora.

2.    Já a hospedagem e demais despesas dos membros do Conselho Superior tradicionalmente é de responsabilidade do evento.

3.    Convidados palestrantes: de preferência virem pagos pela instituição de origem. Não sendo possível, os Congressos têm pago passagens e duas diárias (se for participação em uma única atividade no evento). Procurar estimular a participação do convidado durante todo o Congresso, não só no dia de sua apresentação para que, desta forma, tenha contato com estudantes e outros pesquisadores.

V. Informações da Tesouraria:

Ler com atenção Manual de Prestação de Contas da SBB (disponível na página da SBB ou solicitar no e-mail tesouraria@botanica.org.br). Demais recomendações do Conselho Superior devem ser solicitadas à Tesouraria da SBB no mesmo e-mail.

1.    Será disponibilizado um número de conta bancária vinculada à conta principal da SBB no Banco do Brasil. Uma procuração dando poderes ao Presidente e ao Tesoureiro do Congresso para movimentação bancária deste número de conta será submetida pelo Presidente e Tesoureiro da SBB à agência da conta da SBB. Essa procuração será digitalizada pelo gerente da conta da SBB e ficará disponível para consulta pelos funcionários de qualquer agência do BB. Assim, Presidente e Tesoureiro  do Congresso terão apenas que ir à agência para assinatura do cartão e confecção de senhas. É imprescindível que o tesoureiro arquive todos os extratos bancários (da conta corrente e aplicações), que devem ser impressos todos os meses, mesmo que não tenha sido realizada movimentações bancárias. As cópias de cheques e respectivos documentos comprobatórios de despesas (recibos, notas, etc) devem ser arquivados para comporem os documentos da prestação de contas.  Sempre que necessário, solicitar instruções à Tesouraria da SBB (tesouraria@botanica.org,br).

2.    Estabelecer valores de inscrição em comum acordo com a Diretoria Nacional, respeitando o Regimento da SBB. Há que se ter CAUTELA COM DESCONTOS NAS INSCRIÇÕES.

3.    Elaborar orçamento do Congresso e projetar receitas com inscrições, definindo o valor da inscrição com base no custo do aluguel de Centro de Eventos (se este for necessário), hospedagem e locomoção de convidados, editoração do livro de palestras e resumos, pastas, crachás, etc…, em concordância com a Diretoria Nacional, respeitando o Regimento da SBB.

4.    Recibos de serviços prestados por pessoa física devem conter assinatura, nome completo, CPF, endereço e registro no INSS; PIS/PASEP ou NIT(funcionário público).

5.    Nas notas fiscais relativas a coquetel, jantar de adesão e despesas com convidados, não devem constar bebidas alcoólicas.

6.    Não pode ser convidado para o Congresso o associado que estiver com pendências na SBB. Consultar a Tesouraria da SBB (tesouraria@botanica.org.br).

7.    Sugerimos a apresentação para a Diretoria da SBB de um balancete preliminar (valores brutos) 30 dias após o término do Congresso, para que a mesma possa adequar a previsão orçamentária e o plano de atividades para o ano seguinte. A prestação de contas final deve ser encaminhada à SBB até 31 de dezembro do ano em que ocorreu o evento (ano fiscal).

8.    Em congressos anteriores ocorreram problemas que causaram prejuízos à SBB devido a não devolução, pelos convidados, dos canhotos dos cartões de embarque das passagens aéreas, exigidos pelas agências de fomento, para prestação de contas. Assim sendo, o canhoto de passagem de chegada ao congresso deve ser recolhido durante o evento. Enviar uma mensagem a cada convidado, na semana seguinte ao evento, lembrando-o de enviar o canhoto da passagem de retorno..

9.    Recomenda-se ainda que o convidado seja solicitado a assinar um formulário comprometendo-se a ressarcir a SBB no caso de não devolução dos canhotos.

10. O Presidente do Congresso Nacional deve encaminhar a prestação de contas final até o dia 31 de dezembro do ano em curso (Estatuto da SBB, artigo 30 parágrafo 1) para que a mesma possa ser analisada pelo contador da SBB antes de ser encaminhada ao Conselho Superior.

CERIMÔNIA DE ABERTURA

Ordem de chamada para a formação da Mesa

1. Presidente da SBB.

2. Anfitrião à Direita – Presidente do Evento (mas se tiver o chefe superior Reitor ele é chamado e depois o Presidente do Evento).

3.Presidente do Conselho Superior.

4. Diretor da Regional.

Depois seguem os representantes das esferas Federal, Estaduais e Municipais. Demais Autoridades podem fazer parte da Mesa ou serem posicionadas em fileiras atrás da mesa ou na primeira fileira da plateia.

A abertura do evento pode ser feita de duas formas

1. O Cerimonialista faz a abertura ou Cerimonialista passa a palavra ao Presidente do Evento que :”Declaro aberto o XX ⁰ Congresso Nacional de Botânica”. Depois o cerimonialista continua.

2. O Hino Nacional.

3. Discurso do Presidente do Evento. (Caso esteja presente o superior do Presidente do Congresso isso pode ser acordado se ele inicia ou o chefe-imediato).

4. O último discurso é do Presidente da SBB.

5. A mesa pode ser desfeita agora ou após as Homenagens.

6. Homenagens (incluir neste momento a entrega da Medalha de Mérito à Botânica Graziela Maciel Barroso, quem entrega a medalha é o Presidente da Comissão que deverá ser chamado).

CERIMÔNIA ENCERRAMENTO

Não há necessidade de Cerimonialista, o/a Presidente da SBB dirige a cerimônia.

Formação da Mesa:

1. Presidente da SBB.

2. Presidente do Conselho Superior.

3. Presidente do Congresso.

4. Presidente do próximo evento.

Ordem de pronunciamento:

1. Presidente do Próximo evento faz o convite.

2. Presidente do Evento que está se encerrando.

3. Entrega do Prêmio Verde. Esta entrega é feita pelo(a) Presidente da Comissão.

4. Entrega de outras premiações.

5. Encerramento pelo Presidente da SBB.

Atualizado em 06/06/2021

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6 de março de 2025